Учет расходов ИП УСН

Юлия, Организации ИП, применяющие УСН и которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут и имеют право уменьшать налоговую базу на сумму понесённых ими расходов (см. п. 2 ст. 346.18 НК РФ).

Выбрав объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», плательщику УСН следует вести учёт полученных доходов и понесённых расходов в книге учёта доходов и расходов, а на основании данной книги определять итоговую сумму налога к уплате.

В составе доходов необходимо принимать во внимание доходы от реализации и внереализационные доходы (см. ст. 346.15 НК РФ). При этом доходы при УСН признаются по так называемому кассовому методу. То есть, датой получения доходов признаётся день поступления денежных средств, получения другого имущества либо погашения задолженности иными способами (см. п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Согласно ст. 346.16 НК РФ учесть при УСН можно не любые затраты, а только лишь обоснованные и документально подтверждённые расходы, перечисленные в следующем перечне:

- расходы на приобретение (сооружение, изготовление) либо достройку (дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение) основных средств;
- затраты на приобретение либо самостоятельное создание нематериальных активов;
- материальные расходы, в т. ч. расходы на покупку сырья и материалов;
- расходы на оплату труда;
- стоимость покупных товаров, приобретенных для перепродажи;
- суммы входного НДС, которые уплачены поставщикам;
- расходы на техническое обслуживание ККТ и вывоз твердых бытовых отходов;
- расходы на обязательное страхование сотрудников, имущества и ответственности;
- иные налоги, сборы и страховые взносы, которые уплачены согласно требованиям действующего законодательства.

Исключением является единый налог и НДС, который выделен в счетах - фактурах и уплачен в бюджет в соответствии с п. 5 ст. 173 НК РФ.   Указанные налоги включать в состав расходов нельзя (см. подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Анатолий Ставский, Здравствуйте, загвоздка в том, что ип по отношению к самому себе не может выступать работодателем (следовательно это не командировка) т. к. согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя. Вправе и ип, не имеющий наемных работников. учесть в составе расходов оплату собственных билетов или как их учесть максимально безопасно, может быть есть какие- то хитрости учета в такой ситуации? Заранее благодарна за ответ.

Юлия, В соответствии со статьёй 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту сокращённо – ТК РФ) служебная командировка - это поездка работника/сотрудника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 168 ТК РФ - в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику/сотруднику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также другие расходы, которые произведены работником/сотрудником с разрешения либо ведома работодателя.

В соответствии со ст. 346.16 НК РФ - налогоплательщики, которые применяют УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, могут и имеют право учесть при налогообложении следующие  расходы на командировки:
- на проезд работника/сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- на наём жилого помещения (в том числе и расходы работника/сотрудника на оплату дополнительных услуг, которые оказаны в гостиницах);
- на суточные либо полевое довольствие;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений, а также других аналогичных документов;
- на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и другого транспорта, за пользование морскими каналами, иными подобными сооружениями, а также другие аналогичные платежи и сборы.

В соответствии со ст. 2 ГК РФ - предпринимательская деятельность - это самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, которая направлена на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи ТМЦ, выполнения работ либо оказания услуг лицами, зарегистрированными в данном качестве в установленном законом порядке.

По причине того, что ИП - это лица, которые не состоят с другими лицами в трудовых правоотношениях, совершаемые ими деловые поездки в процессе осуществления предпринимательской деятельности НЕ могут быть признаны служебными командировками.

Командировочные расходы должны учитываться в составе вышеуказанных расходов только тогда, когда они связаны со служебными командировками физлиц, состоящих с ИП в трудовых правоотношениях. Соответственно, ИП не имеет право учитывать в составе затрат произведённые расходы в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, так же, как и наём жилого помещения, суточное либо полевое довольствие (см. письмо
Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/160, УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 № 18-1/3/077400@, п. 4 письма УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 № 21-14/85240).

Но, при этом, есть и «вторая сторона медали»:

Письмом Минфина России от 07.09.2010 № 03-11-11/235 дан ответ на вопрос о праве ИП, который применяет УСН, признать расходы на поездки и проживание самого ИП, произведенные в интересах производства. Представители фин. органов сообщили, что согласно ст. 346.16 НК РФ - налогоплательщики могут и имеют право при определении налоговой базы по налогу учитывать командировочные расходы, а именно, на наём жилого помещения и суточные. Такие расходы принимаются в порядке, который предусмотрен для исчисления налога на прибыль организаций (см.
ст. 264 НК РФ). Из этого следует вывод – согласно требований ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, а также расходы на наём жилого помещения.

А в пункте 2 письма УФНС по Ленинградской области от 12.05.2005 № 07-06-2/04575@ говорится о том, что поскольку задавший вопрос налогоплательщик является ИП, который не состоит в трудовых отношениях, то его поездки при осуществлении предпринимательской деятельности не являются командировками. При этом, выплата суточных не включается в состав расходов. В то же время сказано и о расходах ИП на проезд в общественном транспорте и наём жилого помещения, которые в соответствии со ст. 346.16 НК РФ включаются в состав расходов при условии обоснованности и документального их подтверждения.

Существует также и компетентное мнение о том, что ИП имеет право учитывать при определении налоговой базы по налогу при УСН расходы в виде оплаты своего проезда к месту командировки и обратно, а также по найму жилого помещения и суточные (см. интервью заместителя начальника отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно­тарифной политики Минфина России, Ю. Подпорина, материал «Спорные вопросы применения УСН» //Арсенал предпринимателя. – 2011. – № 12).

Судебная практика в поддержку ИП следующая:

- Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 12АП- 4368/13, в котором отмечено, что ИП вправе направлять в служебные командировки при осуществлении предпринимательской деятельности лиц, принятых на работу по трудовому договору, в т. ч. и себя лично, и не может быть лишен
возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно.

- Вывод налоговой инспекции о том, что суточные не подлежат выплате самому ИП, по причине того, что он не является наёмным работником, основан на неверном толковании норм статьи 166 ТК РФ, и при этом изложенное не означает, что ИП, который осуществляет деятельность без образования юр. лица и в силу закона имеющий право быть работодателем для наёмных работников, лишён возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно, сделан судьями в постановлении ФАС Уральского округа от 04.07.2011 № Ф09-4120/11 по делу № А07-14822/2010.

- Постановление ФАС Северо­Западного округа от 12.04.2011 № Ф07-9247/09 по делу № А66-7842/2007, в котором указано на то, что отсутствие правовых оснований для выплаты суточных лицам, оказывающим услуги заказчику (ИП) на основании заключенных гражданско- правовых договоров, в то же время не лишает ИП права на направление в служебные командировки при осуществлении предпринимательской деятельности лиц, которые приняты на работы по трудовому договору, в т. ч. и себя лично.

- Постановление ФАС Восточно­ Сибирского округа от 21.06.2007 № А78-6556/06- С2-24/354- Ф02-3683/07, в котором сказано о возможности отнесения ИП к расходам за время командировки выплаты суточных самому себе.

- Постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-513147/11- С3, от16.05.2011 № Ф09-819/09- С3, от 06.07.2011 № Ф09-2831/10, от 04.07.2011 № Ф09-4120/2011, выводы которых касаются в т. ч. и возможности признания поездки ИП в целях участия в судебных заседаниях служебной командировкой с возможностью претендовать на взыскание судебных расходов с инспекции в случае выигрыша дела.

- Постановление ФАС Дальневосточного округа от 05.04.2006 № Ф03- А73/06-2/628, в котором сказано, что несмотря на то что расходы ИП не являются командировочными, нормы по суточным расходам он должен соблюдать.

Лично я предполагаю следующее - наибольший риск возникает в части учёта в составе расходов суточных, которые выплачивает себе ИП, так как согласно требованиям ТК РФ они выплачиваются именно работнику/сотруднику. А что касается проезда и проживания, то при условии соответствия требованиям статьи 252 НК РФ данные расходы ИП могут быть учтены.

При этом, отсутствие единой позиции по проблеме свидетельствует о том, что если ИП, который применяет УСН, планирует учесть в составе расходов на командировку (см. ст. 346.16 НК РФ) затраты на проезд, проживание и суточные в период командировки, ему необходимо быть готовым отстоять свою точку зрения в суде.

Однако, всё это не означает, что расходы не могут быть учтены совсем. Так, в соответствии со ст. 252 НК РФ, в случаях, когда некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, ИП имеет право самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесёт указанные затраты.

Считаю, что, в этом случае подтверждённые затраты ИП (например: по ознакомительному туру на проезд и проживание) допускается отнести частично или полностью к следующим видам расходов:

- когда поездка ИП предпринята с целью развития нового бизнеса и заключены договоры на выполнение того или иного заказа, в результате выполнения которого будет получен доход, то командировочные расходы можно отнести к расходам на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов и т. д. (см. ст. 346.16 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ - при упрощённой системе налогообложения указанный вид расходов учитывается по правилам, содержащимся в ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль;
- когда в процессе командировки были приобретены МПЗ, то данные расходы можно включить в состав материальных расходов согласно ст. 346.16 НК РФ;
- когда ИП произвёл расходы на юр. услуги, то можно учесть их в составе расходов на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги согласно ст. 346.16 НК РФ;
- когда в деловой поездке заключены договоры поручения либо агентские договоры, то расходы по командировке можно признать в составе расходов на выплату комиссионных, агентских вознаграждений и вознаграждений по договорам поручения согласно ст. 346.16 НК РФ.

Но прошу принять к сведению, что и в указанных случаях полностью исключить возможные претензии со стороны налоговых органов нельзя.

Подвожу итог своему ответу: ИП, который применяет УСН, вправе учитывать в расходах затраты, связанные с проживанием и проездом, так и расходы по его предпринимательской деятельности, естественно, уделив внимание документальному обоснованию расходов (см. ст. 252 НК РФ) и всегда быть готовым защитить свои права в суде.  

Ольга, Для этого Вам нужны документы, подтверждающие оплату аренды и факт оказания услуги. То есть договор аренды, акт выполненых работ (оказанных услуг), корешок приходного кассового ордера от арендодателя, кассовый чек. В случае, если арендодатель физ. лицо кассовый чек не нужен.

При наличии подтверждающих документов оплата аренды вносится в книгу доходов и расходов как расход.

Индивидуальный предприниматель может использовать свои личные средства в бизнесе.

Если оформлять в бухгалтерии, это может выглядеть так. Выписывается ПКО на внесение личных средств ИП в кассу (если в кассе нет наличности).

Затем деньги выдаются ИП под отчет расходным кассовым ордером.

Формируется авансовый отчет, в котором отражается оплата аренды. К авансовому отчету прилагаются вышеперечисленные документы.

Евгений, В законодательстве сказано, что стоимость сырья и материалов, закупленных для производства, можно учесть для уменьшения налогооблагаемой базы сразу после того, как они были оплачены и получены, но Вы можете отнести их в затраты и в том периоде в котором они будет проданы. Так как главным условием является то, что затраты должны быть обоснованными, т. е. направлены на получение прибыли от Вашей деятельности.

Ольга Шарова, Но я не продаю закупленное сырье в том виде в котором купил, а перерабатываю и продаю готовую продукцию? И как это отразить в книге учета доходов и расходов, т. е. на основании каких документов отразить это в книге учета доходов и расходов?

Евгений, В книге учета доходов и расходов Вы ставите поступление сырья на основании оплаты и товарной накладной, а на затраты ставите на основании бухгалтерской справки или акта списания сырья в производство. Соответственно даты будут согласно вышеуказанных документов.

Евгений, При расчете и уплате налога за 2018 год Вам следует обратить внимание на то, что согласно ст. 346.18 НК РФ предусмотрена уплата минимальной суммы налога, определяемой как произведение 1% и суммы полученных доходов. До 30 апреля 2019 года Вам необходимо уплатить 1% от полученного дохода за год (гл. 26.2 НК РФ). Например, за 2018 год Вы получили общий доход в размере 2000 000 х 1 % = 20 000 руб. к оплате в бюджет подлежит 20 тысяч руб. После чего Вы сможете убыток отражать в расходах будущих периодов, при соблюдении сохранности документов подтверждающих убыток. И отпадет необходимость вносить изменения в КУДИР.

Екатерина, Условием признания расходов на товар будет то, что товар оплачен поставщику, получен и продан.

У вас есть подтверждение факта оплаты (выписка с банковского счета, где видно, что вы оплатили товар).

Осталось подтвердить факт покупки и факт реализации. То есть нужно наладить документооборот с поставщиком.

В случае предоплаты товара поставщику расходы в КУДиР заносятся на основании документа реализации.

Если оплата поставщику была произведена позднее реализации, то запись вносится на основании документа оплаты (выписка со счета в банке).

Екатерина, При применении специального налогового режима УСН "доходы минус расходы" ведется учет всех поступивших доходов и произведенных расходов -  в специальной книге, ее форма утверждена приказом Минфина России от 11.12.06 № 169н. Учет ведется кассовым методом, то есть, запись в специальной учетной книге делается после того, как денежные средства фактически поступили в кассу предприятия или на расчетный счет, либо когда она выданы из кассы или списаны со счета. Налоговым периодом для режима УСН служит календарный год. Таким образом, расходы произведенные в 2020 году, не получится учесть для уменьшения налогооблагаемой базы в 2021 году, независимо от того, что вы перешли на УСН только с 2021 года.

Юлия, Расходы на автомобиль можно принять к учету если автомобиль используется в служебных целях. Для этого оформляется решение.

Необходимо иметь обоснование, как данный автомобиль участвует в предпринимательской деятельности и получении дохода (поездки в офис не относятся к участию в предпринимательской деятельности). Только тогда можно его принять к учету как основное средство.

Есть нюансы. Если Вы, купив автомобиль в 2021 году, продадите его раньше 2024 года, Вам придется убирать эти расходы и сдавать уточненные декларации.

Уже имеющийся автомобиль можно амортизировать, если у вас есть платежные документы по его приобретению. В деятельность предпринимателя вводится так же решением и при условии использования в предпринимательской деятельности.

Если имущество используется в деятельности ИП, то доход от его продажи является доходом ИП.

Если это личное имущество физ. лица для личных целей, то не является доходом ИП. То есть если Ваш автомобиль не принимал участия в предпринимательской деятельности и расходы на его обслуживание не включались в расходы ИП, то и доходом ИП то средства от его продажи тоже не будут доходом ИП.

Юлия, Как правильно оформить решение, чтобы автомобиль приняли к расходам?

Юлия, На бланке ИП ( чтобы в "шапке" все реквизиты были отражены) и в свободной форме: я ип такой то принял решение использовать автомобиль такой то (данные автомобиля) в препринимательской деятельности с даты с целью перевозки товара (рабочих), развозки товара клиентам, транспортировки закупленного сырья.

Вся деятельность автомобиля оформляется с помощью путевых листов и товарно транспортных накладных или транспортных накладных.