Решить вопросы с квартирой без личного присутствия

Добрый день!

Помогите, пожалуйста, ситуация такая:

Живу в Петербурге. Через неделю уезжаю учиться в Японию на 5 лет.

Все родственники, прописка и квартира в Екатеринбурге. Сейчас еду туда на три дня: пт, сб, вск.

Родственники хотят продать квартиру, в которой я прописана и вписать меня в другую.

Мне нужно решить четыре вопроса. Сейчас, или оформить доверенность на то, чтобы эти вопросы могли решить без моего присутствия:

1) Выписаться из старой квартиры и вписаться в другую (слышала, что этого не сделать за один приход в паспортный стол, и этого не делают по доверенности и нужно писать какое- то нотариально заверенное заявление?)

2) Сделать перерасчет за коммунальные услуги, которые у меня копились, пока я много лет жила в Санкт- Петербурге (со временной регистрацией - ее оригинал могу оставить в Екатеринбурге. справки мне в Японии не понадобятся)

3) Сделать документ о том, что я нахожусь в Японии, чтобы на новой квартире на меня не рассчитывали коммунальных.

4) Передать доверенность на любые действия, связанные с квартирой, от моего лица: продажу, коммунальные... Чтобы квартиру могли продать без меня.

Какие документы мне необходимо оформить за мою короткую поездку в Екатеринбург?

Заранее благодарю.