Как документально оформить выдачу директору подотчетных средств, перечисленных на корпоративную карту, списание им наличных?
Консультация
Здравствуйте. Директору ООО__ на именную дебетовую корпоративную карту перечисляем деньги для оплаты товаров, услуг по договорам. Все операции производит сам директор. Авансовые отчеты давольно давно в компании принято оформлять последним днем месяца для удобства. Понимаю, что это не совсем верно.
Теперь решили сделать всю документацию, как правильно, в случае проверок. Просмотрев кучу сайтов в инете, вот что надумала: для перечисления на карту директор издаёт приказ (сам себе). (В целях __________ ПРИКАЗЫВАЮ: Зачислить на корпоративную банковскую карту____, держателем которой является ____________, сумму __). Приказ делается по- необходимости: в начале месяца и в промежутках. В приказе ведь не указывается срок сдачи авансового отчета? Для этого необходимо разработать положение о расчетах с подотчетными лицами и приказ об использовании корпоративной карты (в нем указать порядок использования, в том числе, что авансовый отчет предоставляется на последнее число месяца). Правильно?
Директор оплачивает товары либо картой, либо снимает наличку для той же оплаты договоров, как в последнем случае быть? Как это отражается? Он должен будет писать заявление на выдачу наличных денег с корпоративной карты, сроком до 27 числа месяца, и предоставлять авансовый отчет 30-31 числа. Возможно такое? Деньги как бы наличные не возвращаются, а постепенно тратятся. Правильнее возвращать их 27 числа на расчетный счет, и оформлять приход? Извините, что так сумбурно объясняю. Документы составлять за несколько лет надо(((
Дата: 31.05.2018 09:32
в течение часа от экспертов юристов и бухгалтеров.
В консультации принимал участие
Ответ эксперта
Здравствуйте, Татьяна
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210- У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210- У).
Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).
В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210- У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет.
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ- инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:
после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).
Вы никаким локальным актом предприятия не можете изменить этот срок, так как он установлен на государственном уровне.
Перечисление денежных средств на карту работника под отчет приравнивается к наличным средствам, за которые он обязан отчитаться в установленные сроки.
Документы Вам придется делать как минимум за последние три года. налоговой проверкой могут быть охвачены не более трех лет деятельности вашей организации без учета года, когда было принято решение о проведении выездного контроля.
В ответе ошибка? 
Вы указали: "Перечисление денежных средств на карту работника под отчет приравнивается к наличным средствам, за которые он обязан отчитаться в установленные сроки". Это же не личная карта работника, а корпоративная... Разве операции по корпоративным картам - приравниваются к операциям с наличкой из кассы? А если он так и не снял с этой карты деньги и все операции делал безналично? ВСё равно делать РКО? В чем тогда преимущества корпоративной карты? Что- то я совсем запуталась... Спасибо за ответ.
если денежные средства были перечислены на корпоративную карту, но не расходовались, то конечно же авансовый отчет составлять не нужно. А вот если деньги либо тратились на нужды предприятия по безналичному расчету, либо обналичиливались и были потрачены сотрудником, в этом случае составление авансового отчета обязательно в установленный срок, в течении 3 рабочих дней, установленных законодательно.
Нам важно знать ваше мнение. Оставьте отзыв о нашем сервисе
